Sprawdź, ile zyskasz dzięki BPO

Częstą praktyką stosowaną przez firmy rozważające skorzystanie z usług BPO jest opracowanie wspólnie z oferentami dokumentu opartego o TCO (ang. Total Cost of Ownership). TCO znaczy tyle, co całkowity koszt pozyskania, instalowania, użytkowania i utrzymywania danych aktywów w firmie. W dokumencie wylistowane są wszystkie opłaty związane z obsługą danego procesu biznesowego i zestawione z kosztami, jakie firma ponosiłaby w przypadku korzystania z usług outsourcingu

Częstą praktyką stosowaną przez firmy rozważające skorzystanie z usług BPO jest opracowanie wspólnie z oferentami dokumentu opartego o TCO (ang. Total Cost of Ownership). TCO znaczy tyle, co całkowity koszt pozyskania, instalowania, użytkowania i utrzymywania danych aktywów w firmie.

W dokumencie wylistowane są wszystkie opłaty związane z obsługą danego procesu biznesowego i zestawione z kosztami, jakie firma ponosiłaby w przypadku korzystania z usług outsourcingu. Dzięki temu łatwo jest ocenić koszty, które generowane są przez zasoby informatyczne z uwzględnieniem szkoleń, serwisu, bezpieczeństwa, biorąc pod uwagę również koszty dezaktualizacji sprzętu i oprogramowania.

Zdarza się, że firmy postrzegają decyzję o outsourcingu jako kosztowną zwracając uwagę na wydatki, które w związku z decyzją muszą ponieść: oprócz miesięcznych stałych kosztów wynagrodzeń dochodzą np. koszty opłat serwisowych, utrzymania systemu. Na kwestię kosztów należy jednak spojrzeć i z drugiej strony: przez pryzmat szkoleń dla specjalistów IT, kosztów niezbędnego oprogramowania, rekrutacji administratorów systemu i innych.

Tych wydatków można uniknąć na dwa sposoby:

• rezygnując całkowicie ze wsparcia systemu informatycznego, lub
• zlecając odpowiedzialność za obsługę konkretnych procesów innej firmie.

Partner outsourcingowy opłaca wówczas koszty między innymi szkoleń, infrastruktury IT, pracowników.

Podczas gdy w dobie informatyzacji trudno wyobrazić sobie prawidłowe funkcjonowanie firmy bez odpowiedniego systemu – druga opcja posiada wiele zalet i warto ją rozważyć. Jeśli specjalizacją danej firmy nie jest świadczenie usług związanych z informatyką, zakup i utrzymanie infrastruktury IT w takiej firmie będzie generować znaczne koszty. Dlatego decydując się na BPO koszty obsługi procesów biznesowych w oparciu o zaawansowane rozwiązania IT są relatywnie niższe niż w sytuacji obsługi tych procesów własnymi siłami. Jakość wykonania usług pozostaje z kolei na bardzo wysokim poziomie.

Metoda TCO pozwala więc określić ile rzeczywiście kosztuje informatyka i jakie dokładnie oszczędności można odnieść decydując się na outsourcing. Przygotowując zestawienie kosztów w oparciu o TCO warto pamiętać również o niematerialnych korzyściach jakie niesie BPO: poufności danych, uwolnionych zasobach w firmie czy jakości realizacji usługi. Co więcej, niektóre firmy, oprócz BPO świadczą dodatkowe usługi w postaci doradztwa i wsparcia w uzyskaniu dofinansowania unijnego na tego typu projekty.