FAQ nt. outsourcingu procesów HR w External Services

Oddanie odpowiedzialności za obsługę procesów takich jak naliczanie płac czy administracja kadrami do firmy zewnętrznej zawsze rodzi wiele pytań i wątpliwości. Aby ułatwić Państwu zdobycie najważniejszych informacji na temat outsourcingu procesów HR i External Services, przygotowaliśmy FAQ - zestaw najczęściej zadawanych pytań wraz z odpowiedziami.

Jeżeli na poniższej liście nie znajdą Państwo odpowiedzi na swoje pytania, prosimy o kontakt - odpowiemy na każdą wiadomość.

FAQ - informacje podstawowe

Na jakim systemie External Services obsługuje procesy HR?

Obsługę procesów płacowych i administrację kadrami realizujemy na systemie SAP HR. SAP to uznany za najlepszy na świecie standard rozwiązania ERP. Z rozwiązań SAP w obszarze kadr i płac korzysta w samej tylko Polsce kilkaset organizacji naliczających wynagrodzenia dla setek tysięcy pracowników.

Chcemy oddać w outsourcing procesy HR, ale nie pracujemy na systemie SAP. Jak wygląda wdrożenie SAP HR w ramach usługi BPO?

Dla firm, które nie mają systemu oferta BPO w External Services, obejmuje także wdrożenie systemu SAP HR. Proponujemy dwa alternatywne scenariusze wejścia w BPO – to Państwo wybierają najkorzystniejszą drogę wdrożenia:

• klasyczne wdrożenie systemu SAP HR wraz z przejęciem procesów płacowych (dedykowana instalacja SAP HR z funkcjonalnościami rozwiniętymi pod Państwa specyficzne potrzeby),
• wdrożenie SAP HR w formie wzorca wraz z przejęciem naliczania płac (system z kluczowymi funkcjonalnościami z obszaru kadr i płac).

Czy wdrożenie systemu HR przez External Services podnosi koszt obsługi procesów HR?

Wdrożenie systemu SAP HR nie podnosi kosztów stałej obsługi. Wdrożenie systemu to dla Klienta koszt jednorazowy, który jest ponoszony na początku współpracy.

Jak wygląda przejście na usługę BPO jeżeli moja firma ma już wdrożony moduł SAP HR? Czy outsourcing płacowy oferowany przez External Services wymaga rekonfiguracji systemu SAP?

Żadna rekonfiguracja systemu nie jest wymagana - jedyną zmianą może być zdefiniowanie nowych profilów uprawnień dla naszych specjalistów. Specjaliści External Services przejmują do obsługi procesy płacowe i/lub kadrowe, jeżeli jest taka potrzeba biznesowa po stronie Klienta.

Jak wygląda współpraca, jeśli mamy niestandardowe oczekiwania w odniesieniu do usług External Services lub systemu SAP HR?

Dla każdego Klienta przygotowujemy indywidualną ofertę dostosowaną do jego potrzeb biznesowych. Poniżej kilka przykładów niestandardowych usług w ramach obsługi BPO, które zrealizowaliśmy na rzecz naszych Klientów:

• wdrożenie systemu zarządzania szkoleniami i ocen pracowniczych w SAP HR;
• uruchomienie samoobsługi pracowniczej/menedżerskiej;
• wsparcie Klienta w procesach kadrowych na miejscu (w siedzibie firmy);
• integrację systemu SAP HR z innymi rozwiązaniami SAP lub aplikacjami innych producentów.

Na jak długo podpisywany jest kontrakt BPO?

Minimalny okres współpracy z External Services to 2 lata.

Czy po wygaśnięciu kontraktu na BPO External Services przekazuje nam wszystkie dane płacowe i kadrowe?

Jeżeli nie przedłużają Państwo współpracy z External Services wszystkie dane zostają przekazane do Państwa działu HR lub trafiają do nowego partnera BPO.

Kto jest właścicielem systemu SAP HR po zakończeniu współpracy?

Właścicielem systemu wraz z danymi, po wygaśnięciu kontaktu BPO, jest Klient.

Z jakich branż są klienci External Services?

External Services obsługuje firmy z branży budowlanej, spożywczej, bankowej, produkcji metalurgicznej, handlowej, doradczej oraz IT. Naszą ofertę kierujemy do wszystkich firm, które chcą przekazać wiarygodnemu partnerowi obsługę rutynowych procesów kadrowo-płacowych.

FAQ - obsługa procesów HR

Jak wygląda przesyłanie dokumentów i danych związanych z bieżącą obsługą BPO?

Kwestia wymiany dokumentów - harmonogram i metody ich przesyłania - to jeden z wielu elementów, który ustalamy wspólnie z Klientem. Ze względu na ochronę danych osobowych, dokumenty przesyłane są przez firmę kurierską w opieczętowanych przesyłkach. Z kolei dokumenty elektroniczne wysyłamy za pomocą systemu SAP lub w plikach zabezpieczonych hasłem.

Czy możemy korzystać ze wsparcia merytorycznego specjalistów zatrudnionych w External Services, np. w przypadku tematów spornych związanych z obszarem kadrowo-płacowym?

Jednym ze standardowych elementów naszej oferty jest helpdesk HR. Właśnie w ramach tej usługi oferujemy wsparcie merytoryczne specjalistów kadrowo- płacowych z External Services. Nasi eksperci są do Państwa dyspozycji zgodnie z ustaleniami zawartymi w kontrakcie BPO.

Co w przypadku, gdy w regulaminie wynagrodzeń pojawią się nowe składniki płacowe? Jak długo trzeba czekać, aby mogły być rozliczane na liście? Czy można wprowadzać zmiany systemowe w kontekście obsługi kadr - np. tworzenie nowych harmonogramów, nowych stanowisk pracy?

W ramach umowy BPO można wybrać pakiet usług konsultingowych SAP HR, które obejmują również rozwój systemu, w tym tworzenie nowych składników wynagrodzeń, raportów, itp. Umowa definiuje czasy reakcji i realizacji zlecenia (tzw. standardy SLA), co gwarantuje Państwu przygotowanie zmian w pożądanym czasie. W tym przypadku korzystamy z pracy doświadczonych konsultantów Grupy BCC.

Kto realizuje przelewy wynagrodzeń na konta pracowników?

W tym przypadku decyzja o sposobie realizacji przelewów z wynagrodzeniami należy do Klienta. Proces ten może przebiegać w następujący sposób:

1. generowanie pliku z przelewami i jego import do banku wykonuje External Services - ostatni stopień autoryzacji przelewów jest po stronie Klienta.
2. generowanie pliku z przelewami o formacie wymaganym przez bank Klienta wykonuje External Services – import danych do banku realizuje już bezpośrednio Klient.

Kto realizuje przelewy do Urzędów Skarbowych i ZUS?

Decyzja o tym kto realizuje przelewy do Urzędów Skarbowych i ZUS należy do Państwa. W zależności od decyzji przelewy może realizować bezpośrednio External Services lub Klient - na podstawie polecenia przelewu przygotowanego przez External Services.

Kto udziela wyjaśnień na zapytania ze strony ZUS i Urzędów Skarbowych?

W ramach umowy outsourcingowej External Services udziela odpowiedzi na pytania Urzędu Skarbowego i ZUS skierowane do Klienta, które dotyczą zakresu naszej współpracy.

Jeżeli oddajemy w outsourcing tylko płace, a kadry obsługujemy na SAP HR wewnętrznie to kto wysyła do ZUS za pomocą „Płatnika” dokumenty zgłoszeniowe i wyrejestrowujące?

To zależy od preferencji Klienta – może pozostawić realizację tego procesu w swoim dziale kadr lub zlecić obsługę nam.

Kto zajmuje się obsługą potrąceń komorniczych?

Pełną obsługą zajęć komorniczych (łącznie z korespondencją do komornika i przelewami kwot zajęć na konto komornika) zajmuje się External Services.

Czy mamy dostęp do danych w systemie, w którym realizowany jest proces naliczania płac i administracji kadrami?

Nasi Klienci zawsze mają dostęp do systemu SAP HR. Często zdarza się sytuacja, że za kompleksową obsługę procesów płacowych w SAP HR odpowiadamy my, a obsługa kadr w systemie należy już do pracowników Klienta. Z kolei kwestia dostępu do określonych danych jest ustalana wspólnie z Państwem – zazwyczaj na życzenie Klienta zapewniamy dostęp do danych niezbędnych do realizacji wewnętrznych zadań, np. w ramach uprawnień pozwalających na generowanie dostępnych raportów, wyświetlania danych czy ich edycji. Wynika to z faktu, że wiele firm chce zachować w tajemnicy np. wysokość płac w firmie.

FAQ - system SAP HR

Jaka jest różnica pomiędzy SAP HR wdrożonym klasycznie a wdrożonym w formie wzorca?

Decyzja o tym jakie podejście przy wdrożeniu SAP HR wybrać należy do Klienta. Poniżej przedstawiamy podstawowe różnice pomiędzy zaproponowanymi opcjami:

	Wdrożenie klasyczne	Wdrożenie w oparciu o wzorzec
Zakres systemu	W oparciu o wymagania Klienta – począwszy od twardego HR po obsługę miękkich obszarów HR	Predefiniowana lista funkcji kadrowo-płacowych
Możliwości rozwoju	TAK	TAK (identyczne jak przy systemie SAP wdrożonym klasycznie)
Czas	od 4 do 7 miesięcy	od 2 do 3 miesięcy
Koszt	wyższy	niewielki

Kto realizuje wdrożenie modułu SAP HR?

Jesteśmy spółką funkcjonującą w ramach Grupy BCC – specjaliści kadrowo-płacowi z dużym doświadczeniem, którzy są użytkownikami SAP, mają w razie potrzeby wsparcie konsultantów wdrożeniowych i serwisowych SAP HR z Grupy BCC. To ponad 40 osób legitymujących się dużym doświadczeniem z ponad stu projektów dla kilkudziesięciu firm. Właśnie ci konsultanci realizują projekty SAP HR. Dla naszych Klientów oznacza to, że odpowiedzialność za kompleksową obsługę procesu udostępnienia narzędzia i naliczania płac przejmuje jeden podmiot. Takie podejście – kompleksowa obsługa w ramach Grupy BCC – zdaje egzamin. Obecnie naliczamy płace w kilku firmach, którym wdrożyliśmy system SAP HR.

Czy system SAP HR oferowany przez External Services może zostać zintegrowany z działającym już u nas systemem SAP FI/CO?

Tak - wraz z uruchomieniem systemu SAP HR oferujemy jego integrację z systemami SAP FI/CO przy wykorzystaniu standardowych mechanizmów SAP. W szczególności listy płac mogą być automatycznie księgowane w modułach SAP FI i CO.