Case study Polbank: naliczanie płac w outsourcingu

Młody i dynamiczny bank na polskim rynku usług finansowych jest ciągle w fazie wzrostu. Dla działu kadr oznacza to permanentne rekrutacje i duży nakład pracy na zadania administracyjne. Outsourcing płac jest więc znacznym odciążeniem dla specjalistów HR. Od stycznia 2010 r. naliczaniem wynagrodzeń dla ponad 3100 pracowników Polbank EFG i jego spółki zależnej EFG Poldystrybucja zajmuje się firma External Services z Grupy BCC. Proces jest realizowany na systemie SAP HR.

Na stronie internetowej Polbanku można znaleźć kilkadziesiąt ofert pracy. Bank rekrutuje zarówno doświadczonych specjalistów, jak i młodych ludzi, rozpoczynających karierę zawodową. Dużą część zadań zespołu zajmującego się zarządzaniem kapitałem ludzkim stanową procesy rekrutacyjne, które na tym etapie rozwoju firmy są priorytetem. Także administracja kadrami jest w związku z tym bardzo pracochłonna – szacuje się, że angażuje blisko połowę zasobów specjalistów HR.
To konieczny koszt na etapie budowania potencjału kadrowego, jednak w firmie takiej jak Polbank, która ma ambicje umacniania swojej pozycji na rynku również poprzez nowoczesną politykę kadrową, takie podejście w dłuższej perspektywie musi ulec zmianie. Menedżerowie Polbanku zdają sobie sprawę, że w kolejnym etapie rozwoju firmy akcenty należy przesunąć na realizację celów strategicznych i zarządzanie efektywnością. Jednym ze sposobów osiągnięcia tego celu jest outsourcing procesów płacowych.
Z outsourcingu naliczania płac bank korzysta już od początku działalności w Polsce. To w dużej mierze odciąża dział HR. Jednak potencjalne zagrożenie stanowił fakt, że aplikacja do naliczania płac była własnością dostawcy, co w opinii Polbanku czyniło go zbyt zależnym od usługodawcy. Dlatego też zapadła decyzja o zmianie strategii oraz dostawcy usług BPO.
Zdecydowano się na wdrożenie systemu informatycznego, który będzie wspierał nowoczesne zarządzanie kapitałem ludzkim. Wybór padł na system SAP HR. Argumenty, które za nim przemawiały, to uznanie, jakim cieszy się na rynku (korzystają z niego największe światowe firmy), gwarancja wsparcia producenta, bezpieczeństwo, które zapewniają comiesięczne aktualizacje, zawierające m.in. nowe funkcjonalności oraz dostosowujące rozwiązanie do zmieniających się przepisów prawa pracy i finansowego.
Nowy system i nowy usługodawca BPO w płacach to duża zmiana, dlatego też Polbank, chcąc zminimalizować ryzyko, zdecydował, że wszystkie konieczne usługi: naliczanie płac, usługi serwisu aplikacyjnego SAP HR, administracji SAP HR i hostingu IT powinna realizować jak najmniejsza liczba dostawców. Inne oczekiwania wobec usługodawcy obejmowały m.in. gwarancje bezpieczeństwa zarówno związanego ze zgodnością z wymogami prawnymi, jak i spełnianiem wymogów Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji zgodnego z normą ISO 27001. Ponadto warunkiem był także bezpośredni dostęp do wymaganych przez Polbank raportów i informacji.
Polbank oczekiwał także od dostawcy indywidualnego podejścia i elastyczności w dopasowaniu oferty do oczekiwań. Optymalnym rozwiązaniem okazała się kompleksowa oferta spółek z Grupy BCC – BCC jako firmy wdrażającej system SAP HR, External Services – dostawcy usług naliczania płac, a Centrum Outsourcingowego BCC – technicznego administratora rozwiązania.

Krok pierwszy – wdrożenie SAP HR
Wdrożenie systemu SAP HR objęło zakres funkcjonalny systemu niezbędny do realizacji podstawowych procesów kadrowo-płacowych: Zarządzanie organizacją, Administrację kadrami, Rozliczanie listy płac i Zarządzanie czasem pracy. Projekt wdrożeniowy był realizowany przez konsultantów BCC, mających duże doświadczenie w tego typu przedsięwzięciach. W prace byli też zaangażowani pracownicy External Services, by móc sprawnie i bez dodatkowych kosztów dla klienta przejąć obsługę payrollu.
Z kolei administracja kadrami leży po stronie Polbanku i również odbywa się w SAP HR. Firma zyskała nowoczesny system, który zapewnia bezpośredni dostęp do aktualnych danych oraz daje szerokie możliwości raportowania, także ad hoc. Zarówno dane, jaki i samo rozwiązanie jest własnością banku i może być dowolnie rozwijane o nowe funkcjonalności i aplikacje.
Agnieszka Kutniewska, Kierownik Zespołu w Biurze Administracji Personalnej i Płac Polbank EFG, która podczas wdrożenia uczestniczyła w tworzeniu koncepcji systemu, a obecnie jest jego kluczowym użytkownikiem, odpowiedzialnym za administrację personalną, podkreśla: „Wcześniej w administracji kadrami korzystaliśmy z outsourcowanego systemu SAP HR. Znaliśmy więc jego możliwości, ale nie do końca mogliśmy z nich korzystać. Poprzedni dostawca narzucił nam pewien szablon – zdefiniowaną strukturę systemu, której nie byliśmy w stanie dostosowywać do naszych wymagań. Teraz wreszcie dysponujemy rozwiązaniem, które jest dokładnie dopasowane do naszych potrzeb i będzie się rozwijało wraz z naszą firmą”.

To zresztą już się dzieje. Niedawno w Polbanku rozpoczął się projekt uruchomienia narzędzia EasyReminder z oferty EXTRA BCC, pozwalającego na definiowanie i wysyłanie powiadomień o zdarzeniach kadrowych poprzez e-mail i/lub SMS, w oparciu o SAP HR (np. zaplanowane szkolenie, zaplanowana obecność lub nieobecność, oceny pracownicze, dostarczanie zgłoszeń i wniosków, imprezy firmowe itp.). Bank ma także dalsze plany rozwoju systemu o funkcjonalności wspomagające zarządzanie efektywnością organizacji.

„W branży finansowej najważniejsze są systemy, które wspierają nas w realizacji usług bankowych. Systemy tzw. back office, które służą do zarządzania organizacją, są oczywiście istotne, ale nie krytyczne dla naszej działalności biznesowej. Dlatego w wypadku rozwiązania SAP HR szeroki zakres usług outsourcingowych był dla nas dużym atutem. Doceniamy SAP jako rozwiązanie stabilne, wykorzystywane w największych organizacjach. Jednak z punktu widzenia bezpieczeństwa i niezależności oceniamy, że jedną z najważniejszych korzyści, jakie odnieśliśmy z wdrożenia, jest posiadanie własnego systemu do obsługi procesów HR. To uniezależniło nas od dostawcy usług BPO. Poprzednio to dostawca BPO użyczał nam swojego rozwiązania do realizacji procesów płacowych. Obecnie jest odwrotnie, External Services realizuje usługę na naszym systemie, który oprócz tego jest wykorzystywany do realizacji innych zadań kadrowych” – podsumowuje Małgorzata Igras-Tomczak, Dyrektor ds. Zarządzania Zasobami Ludzkimi w Polbank EFG.