4 kroki do BPO
Warunkiem osiągnięcia maksymalnych korzyści z BPO jest wybór odpowiedniej oferty, odpowiedniego dostawcy usług i ustalenie odpowiedniego dla danej firmy zakresu usług. Radzimy, jak prawidłowo podejść do decyzji o BPO, by realne korzyści outsourcingu były jak największe.
Warunkiem osiągnięcia maksymalnych korzyści z BPO jest wybór odpowiedniej oferty, odpowiedniego dostawcy usług i ustalenie odpowiedniego dla danej firmy zakresu usług. Radzimy, jak prawidłowo podejść do decyzji o BPO, by realne korzyści outsourcingu były jak największe.
1. Uzasadniony wybór
Decyzja o zleceniu obsługi procesów biznesowych na zewnątrz powinna być wpisana w strategię firmy i powiązana z celami, jakie chce ona przez to osiągnąć. Jasne sprecyzowanie spodziewanych zysków i oszczędności z outsourcingu pomaga podjąć decyzję o BPO. Pozwala też mierzyć jej efekty. Dzięki wylistowaniu wszystkich opłat stałych związanych z outsourcingiem i zestawieniu ich ze spodziewanymi korzyściami łatwo jest ocenić realne korzyści outsourcingu. Oprócz oszczędności, warto przy tym pamiętać także o niematerialnych argumentach „za”: jakości, efektywności, wsparciu pracy systemem ERP.
2. Wybór partnera outsourcingowego
Wybierając dostawcę usług outsourcingowych warto zwrócić uwagę na jego doświadczenie, zaplecze specjalistów jakim dysponuje, zakres oferowanych usług. Nie bez znaczenia jest również rodzaj i marka systemu informatycznego oferowanego przez danego dostawcę.
Właściwie dokonany wybór to wybór oparty o plany rozwojowe firmy. Jeśli firma nie ma systemu ERP i nie wyklucza wdrożenia w przyszłości warto dowiedzieć się, czy system Partnera outsourcingowego łatwo będzie integrować z innymi aplikacjami. Oprócz jakości oferowanego systemu, ważne są również:
- merytoryczny Helpdesk (wsparcie doświadczonych konsultantów)
- szkolenia użytkowników
- lokalizacja centrum przetwarzania danych
- dostęp do specjalistów ERP
- spełnianie norm jakości i bezpieczeństwa danych
- pomoc przy finansowaniu inwestycji w BPO
3. Ustal zakres
Przed podjęciem decyzji o outsourcingu warto zastanowić się, jakie procesy najlepiej zlecić na zewnątrz, a które nadal powinny być realizowane wewnątrz firmy. Np. w firmach decydujących się na BPO HR, gdzie kultura organizacyjna zakłada dużą rolę i aktywność działów kadrowych, a strategia kadrowa wynika z wieloletnich wypracowanych standardów i jest silnie wpisana w ogólną strategię firmy –większość firm decyduje się na kontynuację pełnienia funkcji kadrowej przez pracowników firmy i ograniczenie outsourcingu HR do naliczania wynagrodzeń. Pracownicy kadrowi mogą wówczas samodzielnie korzystać z funkcjonalności systemu IT w zakresie kadrowym, a Partner zapewnia im niezbędne szkolenia z obsługi systemu.
4. Podział odpowiedzialności
Ustalony na początku współpracy z Partnerem outsourcingowym zakres obowiązków i odpowiedzialności oraz omówienie sposobu świadczenia usług to podstawa dobrej współpracy. Warto pamiętać o tym, że w przypadku BPO pełną odpowiedzialność za realizację procesów, zarówno finansową jak i prawną, ponosi firma outsourcingowa, a nie zleceniodawca usługi.
Warto zawrzeć w umowie zapis mówiący, że dostawca usług outsourcingowych zobowiązuje się do zapewnienia pełnej poufności wszelkich otrzymywanych i przetwarzanych danych. Zobowiązanie to nie ma ograniczeń czasowych i nie wygasa po rozwiązaniu umowy. Równie istotne jest określenie procedur wymiany informacji poufnych i sposobu komunikacji. Jeśli z punktu widzenia firmy niedopuszczalne jest przekazywanie informacji przez telefon lub e-mail, warto zawrzeć to w umowie.
