Zapytanie ofertowe na usługi BPO HR – narzędzie w rękach specjalisty
13-09-2011
Outsourcing płac i kadr należy do usług, które nie mają ustandaryzowanych cenników. Wycena obsługi ma zawsze charakter indywidualny i wynika z wielu składowych. Przygotowanie wiarygodnej oferty przez dostawcę jest więc możliwe, gdy klient odrobi swoje „zadanie domowe” – dostarczy kompleksowego pakietu informacji w formie zapytania.
Zapytania ofertowe często postrzega się przez pryzmat „zła koniecznego”. A jest wręcz przeciwnie – to narzędzie, który usprawnia proces wyboru najkorzystniejszej oferty i minimalizuje ryzyko pojawienia się problemów. Przede wszystkim umożliwia porównanie między sobą ofert różnych dostawców i ułatwia wybór wersji optymalnej. Gwarantuje, że oferty dostarczone przed oferentów uwzględnią wszystkie elementy cenowe – unikniemy nieprzyjemnych niespodzianek typu „ukryte” koszty. Opisanie wymagań w formie zapytania to także sposób na sprecyzowanie i ujednolicenia oczekiwań wobec usługi outsourcingowej w samej organizacji.
„Brak danych na tym etapie oczywiście nie oznacza dla nas zignorowania zapytania klienta. W takim przypadku traktujemy je jako zaproszenie do dyskusji i udostępniamy mu narzędzia ułatwiające zdefiniowanie szczegółowych wymagań. W przypadku, gdy wymagania zostały wcześniej opracowane, przygotowanie oferty po naszej stronie jest bardzo szybkie. Zawsze staramy się rozmawiać z Klientem o jego wizji – w rezultacie powstaje oferta „szyta na miarę”” – mówi Michał Szymaczek, Członek Zarządu w External Services, spółce specjalizującej się w outsourcingu procesów płacowo-kadrowych na systemie SAP.
- zasady naliczania wynagrodzeń – składniki wynagrodzeń, czy są to stawki godzinowe, miesięczne etc.;
- rodzaje umów, na podstawie których nalicza się płace (cywilnoprawne, umowy z cudzoziemcami, etc.)
- terminy wypłat płac – zarówno podstawowych, dodatkowych, jak i korygujących;
- obsługę potrąceń komorniczych i pożyczek zakładowych;
- składniki o złożonych algorytmach naliczania;
- jak wygląda rozliczanie czasu pracy – manualne czy w oparciu o rejestratory czasu pracy (czytniki RCP);
- sposób księgowania wyników rozliczania list płac (posiadany system finansowy);
- dokumenty generowane na potrzeby instytucji i urzędów.